项目管理全过程最佳实践(上)

昨天参加了部门组织的项目管理培训,培训主题是「项目管理全过程最佳实践」,培训时间为1天,讲师是现代卓越的郑晓龙老师,整体感觉,教授氛围和互动方式都很轻松,让人印象深刻,有不少收获,分享给大家。

会分2篇文章分享,整体分享点如下:

  • 教授方式
  • 概述
  • 定目标
  • 拜真佛
  • 编计划
  • 要资源
  • 抓落实
  • 一页纸项目管理

教授方式

培训室放了6个长桌,相应的分成6组,每组7个人,围在一起,方便讨论。

开始时,让每个人在一张A4纸描出左手的形状,从大拇指到小拇指分别填写自己的家乡、爱好、工作岗位、星座、最想去的城市,很快大家都相互熟悉了。

每个组会选出一个组长,通过刚刚「五指破冰」的相互了解,每个人任一指定一个人作为理想组长,被指最多的人会成为组长。

培训内容覆盖项目管理全过程,以「过游戏关卡」的方式组织内容,逐一讲解,打怪升级。

培训过程中,老师会抛出问题,小组讨论后派一个代表作答,根据回答的质量或抽扑克算相应的得分,有助于小组间良性竞争,提高积极性。

为了提高实践性,每组选一个自己做过的项目,辅以“一页纸项目管理”工具,全程讨论和演练。

因为时间的原因,后面的几个过程稍稍带过,略表遗憾。

项目管理全过程概述

老师讲了项目经理的定义,我觉得很好:项目经理是对临时性任务负责的人,不单单指一个岗位,更是我们无法回避的人生角色。

关于项目管理管什么,用了一个公式总结:10=1+4+4+1,分别分析下:

第一个1指以干系人为中心。

第一个4指多、块、好、省,「多」指项目范围覆盖的人、覆盖的使用场景越多越好,「快」指项目周期越短、完成时间越快越好,「好」实时指项目质量,
「省」是指项目成本。

第二个4是指四个辅助方面,包括项目HR、项目沟通、项目采购、项目风险,员工激励、团建、企业文化等能提高员工积极性,项目沟通是基础,
在各个阶级都需要沟通,当自研不合算时,需要外采项目,另外,项目的风险需要提前预估,尽量避免和减少。

最后一个1是指一个整体,从整体上包括项目的执行。

概述

另外, 项目执行过程中,不同阶段心态会发生变化,应接受变化,保持心态。

幸福指数

定目标

「目标写在石板上,计划写在沙滩上」,目标要准确、清晰,因为目标不容易变化,涉及到的人和事比较多。

目标的有效描述:到……为止,产生……结果,以支持公司或组织……策略。

定的目标要符合Smart原则:

  • 明确性(Specific):用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准;
  • 衡量性(Measurable):应该有一组明确的数据,作为衡量是否达成目标的依据,可以从数量、成本、时间、上级和客户满意度方面进行;
  • 可实现性(Attainable):目标是能够被执行人所接受的,目标设置要坚持员工参与、上下左右沟通,使目标在组织及个人间达成一致;
  • 相关性(Relevant):此目标与其他目标的关联情况,不能偏离主线,否则没有意义;
  • 时限性(Time-based):目标是有时间限制的;

对于领导或业务方提出的目标,可能不清晰,也可能不合理,遇到这种情况如何处理呢?

  • 合理、清晰的要尽快落实;
  • 清晰不合理的,给出合理的建议;
  • 合理不清晰的要梳理清楚,避免误解;
  • 既不合理又不不清晰的,先整理清晰,使用合理的方法引导他;

目标划分

澄清过程中,有一些技巧可以利用:

  • 回述法:对于自己不清晰的,通过复述的方式,向对方确认,也会引导他进一步阐述自己的想法;
  • 假设法:列出可能的方案,供他去选择;
  • 类比法:通过对比相似的需求和成功案例,逐步引导他;
  • 分解法:将大的目标化下,尽量细化,多多询问;
  • 原型法:快速试错,更直观;
  • 排除法:逐一排除;

通过自己的分析,如果目标不可行,要有效的说不,有一些注意事项需要注意:

  • 不要对人无情拒绝,要对事无奈拒绝:对事不对人,表现出自己尽最大努力但还是无法完成的无奈态度;
  • 不要平行路径拒绝,要U型回路拒绝:如果两人不在一条路上,自己尝试站在他的思路路径上,把实现的条件和风险说清楚;
  • 不要紧急刹车拒绝,要替代方案拒绝:不要立刻表示拒绝,引导他接受替代方案;
  • 不要公开断后拒绝,要私下引后拒绝:不要当着所有人拒绝;
  • 不要以人对人拒绝,要共识标准拒绝:共识标准,比如反面的经验教训,公司的流程规范,权威言论;

拜真佛

所谓「拜真佛」,就是跟对人,如何处理与项目干系人的关系。

一个人「行」,首先自己要觉得行,再进一步,别人说你行,更进一步,说你行的那个人本身行;

哈佛大学有个表格,说明了作为管理者要具备的能力,很简洁,可以作为识人的参考:

高层管理者注重宏观管理能力,基层管理者注重实际操纵能力,所有的管理者都要求有很好的人际关系能力,要善于与人协作和沟通,可见人际关系的重要性,平时要多多培养。

对于相关的干系人,可以从权利强弱、支持程度两个维度进行划分,针对不同情况做相应处理。

干系人分析

干系人分析

针对有权力,但不怎么支持的干系人,可以尝试以下方法化解:

  • 进,主动沟通,感情融通,多走动;
  • 合,由易而难,求同化异,从简单容易的合作开始,找到共同的利益点;
  • 赞,有成效时,正向反馈给他们,感谢他们的支持;
  • 借:营造氛围,借力发挥,在一些场合,借助领导的力量,给对方施压;
  • 换:互帮互助,如果不行,尝试寻找替代者;
  • 拔:找到支点,正面迎战,前提是自己要做的事情有足够的把握;

未完待续。

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